Kostenreduzierung durch Digitale Archivierung von Dokumenten

In unserem heutigen Geschäftsleben werden immer mehr Dokumente erzeugt. Rechnungen, Geschäftspost, Verträge, die meisten Dokumente liegen zurzeit noch in Papierform vor. Die Anzahl der Dokumente, die in digitaler Form vorliegen, steigt aber ständig an. Vor allem E-Mails, die aus dem modernen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken sind, werden bei der konventionellen Archivierung meistens nicht berücksichtigt. Vor Jahren noch als schneller aber unverbindlicher Austausch von Informationen gedacht, werden sie heute als Geschäftsbrief angesehen. Diesem Umstand geschuldet, hat der Gesetzgeber bereits seit geraumer Zeit die Archivierungspflichten für E-Mails geregelt.

Könnten nun E-Mails ausgedruckt und in Papierform abgelegt werden? In der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) Abschnitt III – „Archivierung digitaler Unterlagen“ ist Folgendes definiert:

„Originär digitale Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Originär digitale Unterlagen sind die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden und die im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten; ein maschinell verwertbarer Datenträger ist ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger. Die originär digitalen Unterlagen dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden.“

Diese Forderung könnte nun zum Anlass genommen werden, die Umstellung von der konventionellen Archivierung zur digitalen Archivierung in Angriff zu nehmen.

Stellen wir aber zunächst beide Varianten gegenüber:

Konventionelle DokumentenablageDigitale Dokumentenablage
Hoher Platzbedarf Schnelle Archivierung
Aufwendige Suche Noch schnellere Recherche
Mehrfachablage Rechtssicherheit (GDPdU)
Hohe Kosten (97% der Kosten sind Personalkosten) Kostenminimierung

Falls Sie dies noch nicht überzeugt hat, betrachten wir nun die Kosten. Aus einer Untersuchung des Fraunhofer Institutes gehen die Vorteile der elektronischen Archivierung hervor:

Aufwand
 ArchivierungRechercheLohnkosten
Ordner 50 Seiten/Std. 5 Min. 20 Euro/Std.
Digital 200 Seiten/Std. 15 Sek. 20 Euro/Std.



Kosten für Archivierung
 Seiten/TagSeiten/JahrArchiv Std./JahrKosten/Jahr
Ordner 500 112.500 2.250 45.000
Digital 500 112.500 565 11.300
Einsparung 33.700
75 %



Kosten für Recherche
 Rech./TagRech./JahrRech. Std./JahrKosten/Jahr
Ordner 50 11.250 935 18.700
Digital 50 11.250 47 940
Einsparung 17.760
95 %

 

Daraus ergibt sich eine Amortisierung in nur 6 -18 Monaten. Haben wir Sie überzeugt? Wir haben die perfekte Lösung für Sie.